Coronavirus (COVID-19)

Informationen zu Managementsystem-Zertifizierungen

Uns ist die Gesundheit der Kunden, unserer Auditorinnen und Auditoren sowie deren jeweiligen Umfeldes wichtig. Deshalb hat die Zertifizierungsstelle für Managementsysteme von VdS geeignete Maßnahmen getroffen, um den aktuellen Entwicklungen gerecht zu werden.

Unsere eingeleiteten Maßnahmen stellen sicher, dass Ihre Zertifizierung(en) ihre Gültigkeit behalten und weiterhin die Anforderungen der DAkkS (Deutsche Akkreditierungsstelle GmbH) an akkreditierte Zertifizierungen erfüllt werden.

Bis auf Weiteres erfolgt die Auditierung somit anhand eines zweistufigen Verfahrens. Dieses beinhaltet

  • ein Remote-Audit zum vorgesehenen Termin und ein
  • zu einem späteren Zeitpunkt durchzuführendes vor-Ort- oder Remote-Audit.

Remote-Audits sind solche, bei denen unter Zuhilfenahme von entsprechenden technischen und kommunikativen Maßnahmen, die wir Ihnen im Folgenden erläutern, die Auditierung im üblichen Zeitrahmen aus der Ferne durchgeführt werden kann [remote (engl.) = entfernt].

Sofern eine Rezertifizierung ansteht, erhalten Sie nach dem Remote-Audit, welches bis zum Ablauf des Zertifikates erfolgen muss, einen Zwischenbericht und eine einmalige Zertifikatsverlängerung von 6 Monaten. Innerhalb dieses Zeitraumes muss ein vor-Ort- oder ein weiteres Remote-Audit durchgeführt werden. Welches Verfahren gewählt wird, richtet sich nach dem Ergebnis einer Risikoanalyse, die verschiedene Kriterien berücksichtigt, z. B. die grundsätzliche Eignung, ausreichende Auditinformationen zu erhalten oder gesetzliche Vorgaben. Nach Abschluss des Rezertifizierungsverfahrens erhalten Sie den abschließenden Auditbericht und ein Zertifikat mit der Restlaufzeit der ursprünglichen 3 Jahre.

Sofern das erste oder zweite Überwachungsaudit ansteht, erhalten Sie nach dem Remote-Audit, welches innerhalb des üblicherweise vorgesehenen Zeitraumes erfolgen muss, einen Zwischenbericht und -bescheid über die Fortführung Ihrer Zertifizierung. Das vor-Ort-Audit oder das weitere Remote-Audit (s. o.) muss innerhalb der folgenden 3 Monate durchgeführt werden. Nach Abschluss des Überwachungsverfahrens erhalten Sie den abschließenden Auditbericht und die Information zur Aufrechterhaltung und Fortführung Ihrer Zertifizierung bis zum nächsten planmäßigen Audit.

Die Rechnungsstellung erfolgt separat für die beiden Stufen des Verfahrens. Wichtig für Sie: Durch die zweistufige Vorgehensweise entstehen Ihnen in Summe keine zusätzlichen Kosten.

In der Regel setzen wir für das Remote-Audit sogenannte Remote-Audit-Techniken (RAT) wie Videokonferenzsysteme und/oder sichere Applikationen (z. B. Teams, Face Time, Zoom) ein. Dadurch wird der für ein akkreditierungskonformes Audit notwendige Zugriff auf die Managementsystemdokumentation und zugehörige Aufzeichnungen ermöglicht. Vertragliche Regelungen zum Einsatz von RAT finden sich unter anderem in den VdS-Richtlinien VdS 2343.

Sofern der Einsatz vorgenannter Remote-Audit-Techniken nicht möglich sein sollte, kann das Remote-Audit ersatzweise durch eine Telefonverbindung sowie der vorherigen oder gleichzeitigen Zusendung von bewertbaren Dokumenten per Email erfolgen.

Das zweistufige Verfahren ist auch für Multi-Site-Verfahren gemäß den VdS-Richtlinien 2836 anwendbar.  Sowohl bei der zentralen Stelle (Hauptstelle) als auch bei den angeschlossenen Standorten (Niederlassungen) müssen Remote-Audits und ggf. vor-Ort-Audits gemäß dem festgelegten Stichprobenumfang durchgeführt werden. Ihre Auditorin oder Ihr Auditor wird sich zeitnah bzgl. einer detaillierten Auditplanung und -durchführung mit Ihnen in Verbindung setzen.

Insbesondere in Krisensituationen sichert ein gelebtes und zertifiziertes Managementsystem die Aufrechterhaltung und den weiteren Bestand Ihres Unternehmens. Gerne stehen wir Ihnen bei weiteren Fragen zur Verfügung, um Sie als starker Partner auch in Zeiten besonderer Herausforderungen bestmöglich zu begleiten.

Unser Management sowie alle unsere Auditorinnen und Auditoren sind so ausgestattet, dass wir auch außerhalb unserer Geschäftsstelle arbeitsfähig sind. Telefonisch und per Email sind wir zu den üblichen Geschäftszeiten weiterhin für Sie erreichbar.

Wir danken Ihnen für Ihr Vertrauen in unsere Dienstleistungen und wünschen Ihnen für die kommende Zeit nur das Beste.

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